Tipos de Documentos
Configure e gerencie os tipos de documentos para organizar seu repositório documental
Organização eficiente
No DocSafe, os tipos de documentos são classificações que definem as características, regras de validação, prazos de vencimento e fluxos de aprovação específicos para cada categoria de documento.
Ao configurar tipos de documentos personalizados, você pode:
- Definir campos personalizados específicos para cada tipo
- Estabelecer regras de validação e obrigatoriedade
- Configurar prazos de vencimento e alertas automáticos
- Determinar fluxos de aprovação específicos
- Organizar documentos em categorias lógicas
1. Acesse o Painel de Administração
Navegue até Dashboard > Configurações > Tipos de Documentos e clique em "Adicionar Novo Tipo".
2. Informações Básicas
Defina um nome claro e uma descrição para o tipo de documento. Escolha um ícone e uma cor para facilitar a identificação visual.
3. Campos Personalizados
Configure quais campos serão exibidos ao cadastrar documentos deste tipo. Você pode adicionar campos como:
- Número do documento
- Data de emissão
- Órgão emissor
- Campos personalizados específicos
4. Regras de Vencimento
Defina se o tipo de documento possui data de vencimento e configure as regras de alerta para notificações automáticas.
5. Fluxo de Aprovação
Configure se documentos deste tipo precisam passar por um fluxo de aprovação e quais perfis podem aprovar.
Padronize a Nomenclatura
Adote um padrão consistente para nomear os tipos de documentos, facilitando a busca e organização.
Agrupe por Categorias
Organize os tipos de documentos em categorias lógicas como RH, Fiscal, Jurídico, Técnico, etc.
Defina Campos Obrigatórios
Identifique claramente quais campos são obrigatórios para cada tipo de documento.
Configure Alertas Adequados
Defina prazos de alerta que deem tempo suficiente para renovação de documentos antes do vencimento.
Revise Periodicamente
Faça revisões periódicas dos tipos de documentos para garantir que atendam às necessidades atuais.
Use Identificação Visual
Utilize cores e ícones para facilitar a identificação visual rápida dos diferentes tipos de documentos.