Gestão de Documentos
Aprenda a gerenciar documentos de forma eficiente e segura com o DocSafe.
Visão Geral
O módulo de Gestão de Documentos é o coração do DocSafe, permitindo que você armazene, organize e controle todos os documentos importantes da sua empresa. Com ele, você pode acompanhar vencimentos, manter versões atualizadas e garantir que todos os documentos necessários estejam em conformidade.
Tipos de Documentos
O DocSafe permite gerenciar diversos tipos de documentos, incluindo:
- Certidões Negativas
- Alvarás e Licenças
- Contratos
- Apólices de Seguro
- Documentos Pessoais
- Certificados
- Exames Médicos
- Contratos de Trabalho
Cadastro de Documentos
Para cadastrar um novo documento no sistema:
- Acesse o menu "Documentos" no painel lateral
- Clique no botão "Cadastrar Documento"
- Selecione o tipo de documento
- Preencha os campos solicitados
- Faça upload do arquivo
- Defina a data de vencimento (se aplicável)
- Clique em "Salvar"
Formatos Suportados
O DocSafe suporta diversos formatos de arquivo, incluindo PDF, DOCX, XLSX, JPG, PNG e outros. Para documentos que precisam manter a formatação original, recomendamos o uso do formato PDF.
Organização de Documentos
O DocSafe oferece várias formas de organizar seus documentos:
- Categorias - Agrupe documentos por tipo ou finalidade
- Tags - Adicione etiquetas personalizadas para facilitar a busca
- Pastas - Organize documentos em estrutura hierárquica
- Metadados - Adicione informações adicionais para melhor classificação
Controle de Vencimentos
Um dos recursos mais importantes do DocSafe é o controle automático de vencimentos:
- Visualize documentos por status: válidos, vencendo em breve, vencidos
- Receba notificações automáticas sobre documentos próximos do vencimento
- Configure alertas personalizados (30, 60, 90 dias antes do vencimento)
- Acompanhe o histórico de renovações de cada documento
Renovação Automática
Configure lembretes automáticos para iniciar o processo de renovação de documentos importantes com a antecedência necessária, garantindo que nunca perca um prazo importante.
Busca de Documentos
O DocSafe oferece um poderoso sistema de busca para encontrar documentos rapidamente:
- Busca por texto - Pesquise por palavras-chave no título ou conteúdo
- Filtros avançados - Filtre por tipo, data, status, responsável, etc.
- Busca por metadados - Encontre documentos por informações específicas
- Histórico de buscas - Acesse rapidamente suas pesquisas recentes
Versionamento de Documentos
O DocSafe mantém um histórico completo de todas as versões dos seus documentos:
- Visualize versões anteriores de qualquer documento
- Compare diferentes versões para identificar alterações
- Restaure versões anteriores quando necessário
- Mantenha um registro completo de quem fez alterações e quando
Segurança de Documentos
O DocSafe implementa diversas medidas para garantir a segurança dos seus documentos:
- Controle de acesso - Defina quem pode ver, editar ou excluir cada documento
- Criptografia - Todos os documentos são criptografados em repouso e em trânsito
- Registro de auditoria - Acompanhe quem acessou ou modificou documentos
- Backup automático - Seus documentos são automaticamente copiados para garantir segurança
Documentos Confidenciais
Para documentos altamente confidenciais, utilize a marcação especial de "Confidencial" e restrinja o acesso apenas aos usuários que realmente precisam visualizá-los.