Modelos de Documentos
Crie, gerencie e utilize modelos para padronizar seus documentos e agilizar processos.
Aumente sua produtividade
Modelos bem configurados podem reduzir em até 70% o tempo gasto na criação de documentos recorrentes e minimizar erros.
Como criar modelos de documentos
Aprenda a criar modelos personalizados para diferentes tipos de documentos
Passo a passo para criação de modelos
- Acesse o módulo de modelos: No menu principal, navegue até "Documentos" > "Modelos" e clique em "Novo Modelo".
- Defina informações básicas: Forneça um nome descritivo, categoria e descrição para o modelo.
- Selecione o tipo de documento: Escolha o tipo de documento ao qual o modelo será associado.
- Crie o conteúdo: Use o editor de texto ou faça upload de um arquivo base (.docx, .pdf, etc).
- Adicione campos dinâmicos: Insira campos que serão preenchidos automaticamente ou pelo usuário.
- Configure permissões: Defina quem pode visualizar e utilizar este modelo.
- Salve e publique: Após revisar, salve e publique o modelo para disponibilizá-lo aos usuários.
Dica para modelos complexos
Para documentos complexos, considere criar seções modulares que podem ser reutilizadas em diferentes modelos. Isso facilita a manutenção e garante consistência entre documentos relacionados.
Melhores Práticas
Organização
- • Crie categorias lógicas para seus modelos
- • Use nomenclatura clara e consistente
- • Documente o propósito de cada modelo
- • Revise e atualize modelos periodicamente
Design
- • Mantenha o layout limpo e profissional
- • Padronize fontes, cores e espaçamentos
- • Inclua apenas campos realmente necessários
- • Agrupe campos relacionados em seções
Campos Dinâmicos
- • Use validação para garantir dados corretos
- • Forneça instruções claras para preenchimento
- • Defina valores padrão quando apropriado
- • Utilize campos calculados para automatizar
Governança
- • Defina responsáveis por cada modelo
- • Implemente processo de aprovação para alterações
- • Mantenha registro de justificativas para mudanças
- • Treine usuários sobre o uso correto dos modelos